Großhandel Klasse: Finanz 5 Monate

Großhandel: 800 Rechnungen pro Monat — ohne Buchhaltungs-Engpass

Finanz-Flotte für Lebensmittel-Großhandel

Kunde: Lebensmittel-Großhandel (regional, NRW)
Team-Größe: 210 Mitarbeitende
Projektumfang: individuelles Angebot

Kernzahlen

Das Ergebnis in 4 Zahlen.

Zeit/Beleg

8 min → 40 s

Rechnungsverarbeitung

Skonto-Quote

62 % → 94 %

genutzt

DSO

52 → 32

Tage

FTE frei

2,0

andere Aufgaben

Ausgangslage

Wo standen sie am Anfang.

Lebensmittel-Großhandel mit 210 MA, 800 Eingangsrechnungen/Monat. Drei Vollzeit-Buchhaltungskräfte arbeiteten an Kapazitätsgrenze. Skonto-Quote nur 62 % (weil Freigabe zu langsam), DSO bei 52 Tagen. CFO suchte zunächst 4. Buchhaltungskraft — fand keine auf dem Arbeitsmarkt.

Herausforderungen

!800 Rechnungen/Monat, manuelle Kontierung 8 Min/Beleg
!Skonto verschenkt durch zu lange Freigabe-Wege
!Mahnwesen chronisch vernachlässigt
!DATEV-Export fehleranfällig
!Außendienst-Belege in 3 Wochen nicht erstattet

Lösung

Die Flotte, die wir gebaut haben.

Eine Finanz-Flotte aus vier Agenten, tief integriert in DATEV Unternehmen online.

Rechnungs-Agent

OCR + LLM-Prüfung, Vorkontierung, Abgleich mit Bestellung, automatische Freigabe-Routing bis 500 €, Eskalation bei Abweichungen

Mahnwesen-Agent

3-Stufen-Eskalation (freundliche Erinnerung → Zahlungsaufforderung → Inkasso-Ankündigung). Kontext aus CRM (laufende Deals, Kundenbeziehung)

Reisekosten-Agent

Mobile-App-Upload, Policy-Check, Automatische Buchung in DATEV. Erstattung binnen 2 Tagen

Skonto-Monitor

Prüft täglich alle Rechnungen auf Skonto-Fristen, priorisiert Freigabe-Workflow

Integrationen

DATEV Unternehmen online Navision (ERP) Outlook Microsoft Teams HubSpot CRM

Messbare Ergebnisse

Vorher / Nachher.

Nach 6 Wochen lief der Rechnungs-Agent produktiv. Nach 10 Wochen: Skonto-Quote bei 94 %. Nach 4 Monaten: Zwei der drei Buchhaltungsstellen konnten in Controlling umgewidmet werden. DSO von 52 auf 32 Tage — ein Liquiditätseffekt von rund 180k € Puffer.

Kennzahl	Vorher	Nachher	Δ
Zeit pro Beleg	8 min	40 s	−92 %
Skonto-Nutzung	62 %	94 %	+52 %
Jährliche Skonto-Einsparung	—	~68.000 €	neu
DSO	52 Tage	32 Tage	−38 %
Erstattung Reisekosten	21 Tage	2 Tage	−90 %
Forderungsausfall	1.8 %	0.6 %	−67 %

„Wir haben keine neue Buchhaltungskraft gefunden — der Markt ist leer. Statt zu warten, haben wir automatisiert. Ergebnis: bessere Zahlen, zufriedenere Buchhaltung, 180k Liquiditäts-Puffer.“

CFO

Großhandel · 210 MA · NRW

Was wir gelernt haben

Drei Learnings aus diesem Projekt.

DATEV-Integration war herausfordernder als erwartet. 3 Wochen länger als geplant — weil das Kontenrahmen-Mapping kunden-spezifisch ist.

Change-Management ist 30 % des Projekts. Buchhaltung hatte Angst um Jobs. Wir haben früh transparent kommuniziert: keine Kündigung, Umwidmung.

Skonto-Monitor war der unerwartete Star. 68k € jährliche Zusatz-Einsparung — bezahlt die Lösung doppelt.

Tech-Stack

n8n · Azure Form Recognizer · Claude Sonnet 4.6 · DATEV-Schnittstelle · Make.com

DSGVO-Setup

DATEV-Daten bleiben auf DATEV-Servern. OCR läuft auf Azure EU. Keine Lieferanten-/Kundendaten an US-LLMs.