Industrie-Mittelstand Klasse: Operations 6 Monate

Maschinenbau: 220h/Monat Admin-Zeit zurückgewonnen

Item: KI-Agentenflotte — Operations
Rating: 5
Author: Geschäftsführerin

Operations-Flotte für Familienunternehmen

Kunde: Maschinenbau (Familienunternehmen, BW)
Team-Größe: 140 Mitarbeitende
Projektumfang: individuelles Angebot

Kernzahlen

Das Ergebnis in 4 Zahlen.

Admin-Stunden/Monat

−220 h

gespart

Anrufe automatisiert

65 %

Zentrale

Angebots-Erstellung

2 Tage → 3 h

Zeit

Dokumenten-Auffind-Zeit

−85 %

Ausgangslage

Wo standen sie am Anfang.

140-MA-Maschinenbauer, stark gewachsen in 5 Jahren. Admin-Ballast: 3 FTE in Zentrale (Telefon, Weiterleitung), 2 FTE für Angebots-Vorbereitung, Meeting-Protokolle nie existent, technische Dokumentation in 3 Laufwerken verstreut.

Herausforderungen

!Zentrale bekommt 400 Anrufe/Tag, 60 % Weiterleitung
!Angebots-Erstellung dauert 2 Tage: Daten aus ERP, CAD, PDM, Mails
!Meetings ohne Protokoll — Entscheidungen gehen verloren
!Techniker suchen 30 min/Tag nach Dokumenten
!Kein einheitlicher Standard für Kunden-Kommunikation

Lösung

Die Flotte, die wir gebaut haben.

Vier Operations-Agenten, die lautlos im Hintergrund arbeiten.

Voice-Agent Zentrale

Nimmt eingehende Anrufe an, beantwortet Routine (Standort, Öffnungszeiten, Ansprechpartner), leitet korrekt weiter. 20 Sprachen

Angebots-Agent

Nimmt Kundenanfrage, extrahiert Spezifikationen, zieht Preise aus ERP, holt CAD-Referenzen, generiert Angebots-Draft

Meeting-Transkript-Agent

Transkribiert alle Meetings (Teams), extrahiert Action-Items, Entscheidungen, offene Fragen. Versendet Protokoll automatisch

Dokumenten-Finder

RAG über alle technischen Dokumente, Zeichnungen, Handbücher. Natural-Language-Suche: 'Welche Schraube wurde in Projekt X verbaut?'

Integrationen

SAP Business One Siemens Teamcenter Microsoft Teams SharePoint 3CX Telefonanlage

Messbare Ergebnisse

Vorher / Nachher.

Voice-Agent nach 8 Wochen produktiv, spart zwei der drei Zentral-Stellen ein (umgewidmet in Back-Office). Angebots-Agent nach 3 Monaten: Angebotsrate um 40 % erhöht, weil jetzt mehr Zeit für komplexe Anfragen. Dokumenten-Finder: Techniker sparen 30 min/Tag.

Kennzahl	Vorher	Nachher	Δ
Anrufe Zentrale auto	0 %	65 %	+65 pp
FTE Zentrale umgewidmet	—	2	neu
Zeit pro Angebot	2 Tage	3 h	−81 %
Angebots-Quote/Monat	45	78	+73 %
Meeting-Protokolle	20 %	100 %	+400 %
Dokumenten-Such-Zeit/Tag	30 min	4 min	−87 %

„Wir sind Familienbetrieb, 3. Generation. Skepsis gegen 'KI' war hoch. Heute will niemand mehr zurück — besonders nicht die Zentrale, die endlich die interessanten Gespräche bekommt statt 'Wo ist Herr Müller'.“

Geschäftsführerin

Maschinenbau · 140 MA · BW

Was wir gelernt haben

Drei Learnings aus diesem Projekt.

Voice-Agent muss erkennbar sein: Erste Variante war zu menschlich, Anrufer waren irritiert. Zweite: explizit 'KI-Assistent, soll ich durchstellen?'

RAG braucht sauberes Input: Dokumente mussten erst entwirrt werden (Duplikate, Versionen). 4 Wochen Datenbereinigung vorab.

Akzeptanz durch transparenten Rollout: Monatliche Team-Meetings, anonymes Feedback-Tool. Nach 3 Monaten waren die Skeptiker die Fans.

Tech-Stack

Azure OpenAI · 3CX-Voice-Integration · n8n · Elasticsearch (RAG) · Whisper (Transkription)

DSGVO-Setup

Azure EU, alle Audio/Text-Daten in Frankfurt. Voice-Recordings werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Betriebsrat-Vereinbarung zu Meeting-Transkripten.