Flotten-Klasse H · HR

Onboarding-Bot — strukturiert vom ersten Tag

Führt neue Mitarbeiter durch Unterlagen, Accounts, Wissen und Check-ins. HR wird entlastet, Neueinsteiger produktiv ab Tag 14 statt Tag 45.

Onboarding-Bot anfragen ROI ansehen

Das Problem

Onboarding ist eine Check-Liste, die niemand konsequent abarbeitet.

CHAOS

Jeder Onboarding-Prozess ist anders. HR jongliert Personio, Slack, Notion, 1:1-Calls parallel.

FRUSTRATION

Neue Mitarbeiter warten tagelang auf Accounts, haben 30 Fragen — aber niemanden der antwortet.

VERLUST

20 % der Neueinsteiger kündigen in den ersten 90 Tagen — weil das Onboarding nicht hält was das Recruiting versprach.

Die Lösung

Ein Agent, der vom Tag der Unterschrift bis Tag 90 führt.

Das kann der Agent

✓Versendet Unterlagen (Arbeitsvertrag, Datenschutz, IT-Policy) und sammelt Rücksendungen ein
✓Triggert Account-Einrichtung in Google Workspace, Slack, Jira, Personio automatisch
✓Beantwortet 80 % der typischen Fragen (Urlaub, Gehaltsabrechnung, Equipment) aus dem HR-Wiki
✓Führt durch strukturiertes Programm (Tag 1, Woche 1, Monat 1) mit automatischen Check-ins
✓Erinnert Buddies und Vorgesetzte an geplante 1:1s
✓Sammelt strukturiertes Feedback nach 30/60/90 Tagen

Das kann er nicht (bewusst)

—Menschliche 1:1-Gespräche ersetzen — aber vorbereiten und dokumentieren
—Cultural Onboarding komplett übernehmen — Team-Events bleiben Team-Events
—Performance-Gespräche führen
—Probezeit-Entscheidungen treffen

Integrationen

Passt in Ihr Tooling — oder wir bauen die Brücke.

Personio

Slack

Google Workspace

Microsoft 365

Notion

Jira Service Desk

„Unser HR-Team hat 25 Neueinstellungen pro Quartal. Der Onboarding-Bot hat uns eine halbe HR-Stelle zurückgegeben — und die Zufriedenheit der Neuen ist messbar höher.“

People Operations Lead

Tech-Scale-Up · 250 MA

Der Prozess

In 5 Wochen in Produktion.

Prozess-Mapping

Wir dokumentieren Ihren aktuellen Onboarding-Prozess. Woche 1 vs. Woche 4 vs. Monat 3.

System-Integration

Anbindung an Personio, Slack, Google Workspace etc. Account-Triggers werden verdrahtet.

Wissen bündeln

Wir bauen das HR-Wiki auf, das der Bot versteht. Meist aus bestehenden Notion/Confluence-Seiten.

Pilot mit 3 Neueinstellungen

Erste Hires durchlaufen den Prozess. Wir optimieren anhand echtem Feedback.

Go-Live & Monitoring

Ab da läuft der Bot. Sie sehen alle Onboardings im Dashboard.

Angebot

Erst Scope, dann Angebot.

Jeder Agent hängt von Datenlage, Integrationen, Freigaben und Betriebsmodell ab. Deshalb nennen wir keine Pauschalpreise, sondern erstellen ein Angebot nach kurzer Diagnose.

01 Diagnose

Use-Case prüfen

Wir klären Prozess, Datenquellen, Verantwortlichkeiten und Integrationen.

02 Scope

Lösung zuschneiden

Sie bekommen eine klare Empfehlung für Agenten, Rollout und Betrieb.

03 Angebot

Individuell anfragen

Das finale Angebot enthält Scope, Timeline, Verantwortlichkeiten und Betreuung.

Angebot anfragen

Häufige Fragen

Sechs Fragen, die wir oft hören.

Was passiert wenn der Bot eine Frage nicht beantworten kann?

Automatische Eskalation an HR mit Kontext. Der Mensch antwortet, der Bot lernt für das nächste Mal.

Wie ist der Bot in der Arbeitszeit verfügbar?

24/7 — was besonders bei Remote-Mitarbeitern in anderen Zeitzonen hilft. Für vertrauliche Fragen gibt es immer einen HR-Kontakt.

Funktioniert das auch für Praktikanten/Werkstudenten?

Ja. Wir richten pro Rollentyp ein Onboarding-Programm ein (Vollzeit, Teilzeit, Praktikum, Werkstudent).

Was ist mit Arbeitsverträgen und sensiblen Dokumenten?

Versand erfolgt verschlüsselt über Ihr Personio oder eine signierte PDF-Lösung. Der Bot triggert nur, speichert nicht.

Kann ich das individuell pro Abteilung gestalten?

Ja. Standard-Kern (IT, HR, Compliance) plus abteilungs-spezifische Module (Sales-Onboarding, Engineering-Setup etc.).

Was bekommt HR zu sehen?

Dashboard mit allen aktiven Onboardings, Fortschrittsanzeige, rote Flaggen (z.B. nicht zurückgeschickte Unterlagen).