Finanz · F-03

Reisekosten-Agent — Beleg fotografiert, fertig

Mitarbeiter fotografieren den Beleg — der Agent extrahiert, kategorisiert, prüft Umsatzsteuer und bucht in DATEV, Candis oder SAP. 30 Sekunden pro Beleg.

Reisekosten-Agent anfragen Details ansehen
Seit 2020 500+ Agenten in Produktion DSGVO-konform Made in Germany
Typischer ROI
Zeit pro Beleg ↓ 88 %
12 Min → 1,5 Min
schnellere Erstattung × 4
2 Tage statt 2 Wochen
VAT-Genauigkeit 100 %
automatischer Steuer-Check
Zahlen aus durchschnittlichen Kundenprojekten seit 2020. Individuelles Ergebnis nach Audit.
Das Problem

Spesenabrechnung ist der letzte große Papier-Prozess.

PAPIER

Mitarbeiter sammeln Bons in Umschlägen, tippen sie in Excel, schicken an HR. 12–18 Minuten pro Beleg.

VAT

Ausländische Belege, verschiedene Steuersätze, Mischbelege — 20 % der Abrechnungen haben VAT-Fehler.

ERSTATTUNG

Mitarbeiter wartet 2–4 Wochen auf Rückerstattung. Demotivierend — besonders bei Außendienstlern.

Die Lösung

Ein Agent, der Ihre Spesen-Hölle eliminiert.

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Foto
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Extraktion
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Kategorie
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VAT-Check
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Verbuchung

Was der Agent kann

  • ✓Beleg per Handy-Foto oder E-Mail-Forward erfassen
  • ✓OCR + Strukturierung: Betrag, Datum, Mehrwertsteuer, Kategorie
  • ✓Prüfung auf Plausibilität (Doppelbelege, Limits, Kategorien)
  • ✓Umsatzsteuer-Prüfung inkl. EU-Reverse-Charge und Nicht-EU
  • ✓Automatische Verbuchung in DATEV, Candis, SAP Concur
  • ✓Erstattung per SEPA-Lastschrift oder Pay-Card automatisch

Was der Agent nicht tut

  • ✗Private Belege als geschäftlich deklarieren (flag + eskalieren)
  • ✗Trinkgeld-Regeln über 10 % ohne Freigabe
  • ✗Bewirtungsbelege ohne Teilnehmer-Liste akzeptieren
  • ✗Steuerberatung im Einzelfall
Integrationen

Verbindet sich mit Ihrem Stack.

DATEV
Unternehmen Online
Candis
Beleg-Vorsystem
SAP Concur
Travel + Expense
lexoffice
KMU
Pleo
Firmen-Card
Moss
Firmen-Card DE
Referenz
„Außendienst-Team von 40 Leuten, 1.800 Belege im Monat. Früher war eine Person damit zwei Tage pro Woche beschäftigt — jetzt läuft das nebenbei. Erstattungen in 2 Tagen statt 3 Wochen."
Head of Finance, Pharma-Außendienst
Berlin · 2024 · 150 MA
Angebot

Ihr Use-Case bestimmt den Aufwand.

Nach einer kurzen Diagnose erhalten Sie ein individuelles Angebot mit Scope, Zeitplan, Integrationen und laufender Betreuung.

01

Diagnose

Wir klären Prozess, Datenlage, Systeme und Erfolgskennzahlen.

02

Scope

Sie bekommen eine klare Empfehlung, welche Agenten sinnvoll sind.

03

Angebot

Wir senden ein passendes Angebot statt pauschaler Paketpreise.

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Erstgespräch

Sprechen wir über Ihren Use-Case?

In 30 Minuten schätzen wir gemeinsam den ROI für Ihr Unternehmen — datenbasiert, unverbindlich, kostenlos.

Keine Verpflichtung
Konkrete ROI-Schätzung nach dem Gespräch
Ehrliche Einschätzung — auch wenn es sich nicht lohnt

Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden. Keine Newsletter, keine Weitergabe. DSGVO-konform.

Mini-Cases

Was andere damit erreichen.

Drei anonymisierte Beispiele — reale Ergebnisse aus laufenden Mandaten.

Consulting-Außendienst 40 MA
Problem

1.800 Belege/Monat, Erstattung in 3 Wochen

Lösung

Reisekosten-Agent (OCR + Policy-Check + DATEV)

Ergebnis
  • ▸Erstattung 21→2 Tage
  • ▸Policy-Verstöße −94 %
  • ▸Buchhaltung −20h/Monat
Vertriebsorganisation 85 MA
Problem

Mitarbeiterbeschwerden wegen langsamer Reisekostenabrechnung

Lösung

Agent mit Mobile-App-Upload und Sofort-Validierung

Ergebnis
  • ▸NPS Außendienst +32
  • ▸Belegverlust −89 %
  • ▸Controlling-Quote 100 %
FAQ

Häufige Fragen

Welche Belege werden erkannt?

Kassenbons, Restaurant-Rechnungen, Taxi-Quittungen, Hotel-Folios, Flug-Tickets, E-Rechnungen. Bei internationalen Belegen zusätzlich Sprach- und Währungs-Erkennung.

Wie läuft die Erfassung für Mitarbeiter?

Handy-App (iOS + Android), Foto knipsen, Kategorie bestätigen — fertig. Oder E-Mail-Forward an eine dedizierte Adresse.

Was ist mit GoBD-Konformität?

100 % GoBD-konform: Originale werden archiviert (EU-Server), Audit-Trail, unveränderliche Speicherung. Ersetzendes Scannen möglich.

Werden private Belege erkannt?

Der Agent prüft Plausibilität (Uhrzeit, Kategorie, Betrag) und markiert verdächtige Belege. Die finale Entscheidung bleibt beim Prüfer.

Funktioniert das mit unserer Firmenkarte?

Ja — bei Pleo, Moss, Finway, American Express werden Transaktionen automatisch mit Belegen gematcht.

Was kostet das im Vergleich zu SAP Concur?

Typischerweise 40–60 % günstiger. Concur kostet ab ca. 12 € pro Nutzer/Monat — wir skalieren nach Belegvolumen, nicht pro Nutzer.

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